PDFの銀行明細をQuickBooksに取り込む方法

こんなときに使います

• 銀行フィードの開始前の数か月分を追い上げて記帳している。
• お使いの銀行、信用組合、カードが銀行フィードに対応していない。
• 口座を解約済みで、手元にあるのはPDFだけ。
• 顧問先が年末にPDFの明細しか送ってこない。

QuickBooks Onlineが受け付ける形式

QuickBooks Onlineは、3列または4列のCSVを読み込みます。間違いが最も少ないのは3列の形式です。

適切なCSVをエクスポートする

この用途では、明細を1件ずつエクスポートしてください。複数ファイルをまとめたエクスポートには、会計ソフトの取り込みで想定されていない列（元ファイル、銀行、確認状況）が追加されます。

1. 明細を変換し、残高チェックが「一致」になるか、各フラグの理由がわかるまで確認を進めます。
2. 「エクスポート」を開いてCSVを選び、金額の形式をAmount（符号付きの1列）にします。
3. BalanceとSource pageをオフにします。余分な列は、QuickBooksがファイルを受け付けないよくある原因です。
4. 区切り文字はカンマのままにして、ファイルをダウンロードします。

QuickBooks Onlineにアップロードする

1. QuickBooks Onlineで、Banking（新しいメニューではTransactions › Bank transactions）を開きます。
2. Upload transactionsまたはUpload from fileを選びます。正確な表記は、QuickBooksのバージョンや地域によって異なります。
3. CSVを選択し、取り込み先のQuickBooksの勘定を選びます。カードの明細の場合は、クレジットカードの勘定を使ってください。
4. 列を対応付けます：Date → Date、Description → Description、Amount → Amount。金額は1列の形式を選びます。
5. ファイルに合った日付形式（YYYY-MM-DD）を選びます。お使いのバージョンで選べない場合は、下記の日付の対処法をご覧ください。
6. プレビューを確認し、不要なものはチェックを外して完了します。取引はFor reviewに表示されるので、そこで分類して登録します。

よくあるエラーの対処法

QuickBooks Desktop

QuickBooks DesktopもPDFの明細は読み込めません。Desktopの銀行フィードはQBO（Web Connect）ファイルを使いますが、このツールはQBOファイルを作成しません。ExcelやCSVのエクスポートを、Desktop自体の取り込み機能やCSV→QBO変換ツールと組み合わせて使うことはできます。

QuickBooks自体でPDFを読み込めるのでは？

QuickBooks Onlineでは、一部の地域でPDFや画像の明細のアップロードが提供され始めています。お使いの明細でそれがうまくいくなら、そちらをお使いください。ただし、すべての行を明細の残高と照合したい場合、複数か月分をまとめたい場合、Excelや他のアプリでも同じファイルを使いたい場合は、先に変換しておくと便利です。