Cómo convertir un extracto bancario PDF a Excel

Por qué copiar y pegar o «Guardar como Excel» suelen salir mal

Un PDF guarda palabras en posiciones de una página, no celdas de una tabla. Al pegarlo en Excel, las fechas quedan pegadas a las descripciones, las descripciones largas se parten en dos filas y el encabezado de la página se repite en cada página.

La importación de PDF del propio Excel (Data › Get Data › From PDF en Microsoft 365 para Windows) puede con una tabla sencilla de una página, pero un extracto suele salir como una tabla por página, con líneas partidas y saldos acumulados en el sitio equivocado. Al final tardas más en arreglar la hoja que en escribirla.

Antes de empezar: consigue el archivo correcto

• Descarga el extracto desde tu banca en línea (normalmente en Extractos o Documentos) en lugar de escanear el papel. Un PDF descargado tiene texto real y da el resultado más limpio.
• ¿Solo lo tienes en papel? Un escaneo o una foto nítida con el móvil también sirven: se leen a partir de la imagen, así que comprueba los importes después.
• ¿PDF protegido con contraseña? Ábrelo con la contraseña, elige Imprimir y después Guardar como PDF. La nueva copia no tiene contraseña.
• Una cuenta por archivo. Si tu PDF incluye una cuenta corriente y una cuenta de ahorro, divídelo primero.
• ¿Más de 100 páginas o más de 20 MB? Divídelo en PDF más pequeños.

Conviértelo paso a paso

1. En la página de inicio, elige Excel (.xlsx) como formato de exportación y sube el PDF, o suelta varios archivos si tienes más de un mes.
2. Comprueba el número de páginas. Todavía no se cobra nada y 5 páginas al día son gratis.
3. Elige las páginas que quieres convertir y empieza. El progreso se muestra página a página; puedes salir de la página mientras se procesa.
4. Abre la revisión y mira primero el control de saldo y después las filas marcadas.
5. Corrige o excluye filas si hace falta: el valor original siempre se conserva.
6. Exporta y descarga el archivo .xlsx. Volver a exportar, o hacerlo en otro formato, no consume más páginas.

Varios meses en una sola hoja de cálculo

Para un ejercicio fiscal o una solicitud de préstamo normalmente necesitas muchos extractos. Usa «Convertir y combinar varios archivos»: sube hasta 20 extractos, revisa cada uno por separado y después expórtalos juntos. El archivo combinado tiene una hoja Transactions con todas las filas, una columna de archivo de origen para distinguir los extractos y una marca en las filas que aparecen en más de un archivo.

Cómo comprobar que la hoja de cálculo está completa

El control de saldo suma todas las transacciones al saldo inicial y compara el resultado con el saldo final impreso en el extracto. «Superado» significa que los ingresos y los pagos cuadran exactamente. «Diferencia encontrada» muestra la diferencia y resalta las filas donde el saldo acumulado deja de coincidir: normalmente una línea omitida o un importe leído con el signo equivocado.

• Compara cada importe marcado con la página de origen que aparece al lado.
• Confirma o excluye los posibles duplicados: los pagos repetidos reales son habituales, así que nada se elimina automáticamente.
• Revisa las fechas marcadas como fuera del periodo del extracto.
• Si el extracto no tiene saldos impresos, el control muestra «No disponible»; en ese caso, repasa las filas con el PDF.

Trabajar con los datos en Excel

• Money out, Money in y Balance son celdas numéricas, así que SUMA, SUMAR.SI.CONJUNTO y las tablas dinámicas funcionan directamente.
• Las fechas se escriben como texto AAAA-MM-DD para que nunca se intercambien el día y el mes. Para convertirlas en fechas de Excel, selecciona la columna Date y usa Data › Text to Columns › Finish.
• ¿Necesitas una sola columna de importe con signo en lugar de dos? Elige Amount en las opciones de exportación: los pagos pasan a ser negativos.
• La hoja Summary registra qué páginas se convirtieron y el resultado del control de saldo.

Cuando no se convierte nada

• «No se encontraron transacciones» en una página suele significar que es una página de portada, resumen o avisos. Esas páginas son gratis.
• Un recibo de una sola transferencia, una factura o una carta del banco no son un extracto, así que no hay filas que extraer.
• Las páginas muy borrosas, recortadas o escritas a mano pueden no ser legibles. Prueba con un escaneo más nítido o con el PDF descargado.
• ¿Sigue sin estar bien? Envíanos el ID de solicitud del resultado: lo revisamos y te devolvemos las páginas si el resultado no se podía usar.

¿Es seguro subir un extracto bancario?

Nunca compartes el acceso a tu banca en línea. Los archivos se procesan automáticamente, el equipo de soporte no puede abrirlos sin tu permiso y se eliminan 1 hora después de subirlos si eres invitado o 24 horas después si tienes cuenta. La página de Seguridad detalla exactamente qué se guarda y durante cuánto tiempo.