Cómo importar un extracto bancario PDF en QuickBooks
QuickBooks no acepta un extracto en PDF en su carga de CSV, las conexiones bancarias no siempre llegan lo bastante atrás y algunos bancos nunca se conectan. La solución es convertir el PDF en un CSV con el formato que espera QuickBooks. Esta guía explica el formato, la carga y los errores que detienen la mayoría de las importaciones.
Cuándo lo necesitas
- Estás poniéndote al día con meses anteriores al inicio de la conexión bancaria.
- Tu banco, cooperativa de crédito o tarjeta no está disponible como conexión bancaria.
- La cuenta está cerrada y solo tienes los PDF.
- Un cliente solo envía extractos en PDF al cierre del año.
El formato que acepta QuickBooks Online
QuickBooks Online lee un CSV de tres o de cuatro columnas. El formato de tres columnas es el que provoca menos errores.
| Formato | Columnas | Cómo se escriben los importes |
|---|---|---|
| 3 columnas (recomendado) | Date, Description, Amount | Pagos en negativo (-84.60), ingresos en positivo (1200.00) |
| 4 columnas | Date, Description y dos columnas de importe | Pagos e ingresos en columnas separadas, con la otra vacía |
Exporta el CSV correcto
Para esto, exporta cada extracto por separado. La exportación combinada de varios archivos añade columnas adicionales (archivo de origen, banco, estado de revisión) que las importaciones contables no esperan.
- Convierte el extracto y completa la revisión hasta que el control de saldo se supere o cada marca tenga explicación.
- Abre Exportar, elige CSV y ajusta el formato de importe a Amount (una columna con signo).
- Desactiva Balance y Source page: las columnas de más son un motivo habitual de que QuickBooks rechace un archivo.
- Mantén el delimitador de coma y descarga el archivo.
Súbelo a QuickBooks Online
- En QuickBooks Online, abre Banking (Transactions › Bank transactions en los menús más recientes).
- Elige Upload transactions o Upload from file: el nombre exacto depende de tu versión y región de QuickBooks.
- Selecciona el CSV y elige la cuenta de QuickBooks a la que pertenece. Para extractos de tarjeta, usa la cuenta de tarjeta de crédito.
- Asigna las columnas: Date → Date, Description → Description, Amount → Amount, y elige la opción de importe en una sola columna.
- Elige el formato de fecha que coincide con el archivo (YYYY-MM-DD). Si tu versión no lo ofrece, consulta la solución para fechas más abajo.
- Revisa la vista previa, desmarca lo que no quieras y termina. Las transacciones aparecen en For review, donde las categorizas y las añades.
Soluciones para los errores más frecuentes
| Qué ves | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| Fechas rechazadas o en el mes equivocado | El formato de fecha elegido en la asignación no coincide con el archivo | Elige YYYY-MM-DD. Si no aparece, abre el CSV en Excel, da a la columna Date el formato Fecha corta y guárdalo como CSV. |
| Pagos importados como ingresos | Opción de importe incorrecta o un archivo de 4 columnas asignado al revés | Usa el formato de una sola columna Amount con signo y comprueba un pago conocido en la vista previa. |
| El archivo no se acepta | Columnas de más, una fila de total o un título encima del encabezado | Exporta solo Date, Description y Amount. Nuestros archivos tienen una sola fila de encabezado y ningún total. |
| Los importes no se reconocen | Símbolos de moneda o separadores de miles | Nuestro CSV escribe decimales simples como 1234.56. Si lo editaste en Excel, pon la columna en formato General antes de guardar. |
| No se puede elegir la cuenta | QuickBooks Online no admite cargas en una subcuenta | Importa en la cuenta principal o introduce esas transacciones a mano. |
| Duplicados después de importar | El periodo se solapa con tu conexión bancaria | Convierte o importa solo extractos con fecha anterior a la primera transacción de la conexión. |
QuickBooks Desktop
QuickBooks Desktop tampoco lee extractos en PDF. Sus conexiones bancarias usan archivos QBO (Web Connect), que esta herramienta no genera. Aun así, puedes usar la exportación a Excel o CSV con las opciones de importación propias de Desktop o con un conversor de CSV a QBO.
¿QuickBooks no lee ya los PDF por sí mismo?
QuickBooks Online ha empezado a ofrecer la carga de extractos en PDF e imagen en algunas regiones. Si funciona con tu extracto, úsala. Convertir primero sigue siendo útil cuando quieres comprobar cada fila con los saldos del extracto, combinar varios meses o usar el mismo archivo en Excel u otra aplicación.
Pruébalo con tu propio extracto
Sube un PDF con texto: 5 páginas al día son gratis.