Como importar um extrato bancário em PDF no QuickBooks
O QuickBooks não aceita um extrato em PDF no envio de CSV, os feeds bancários nem sempre voltam o suficiente no tempo e alguns bancos nunca se conectam. A solução é transformar o PDF em um CSV no layout que o QuickBooks espera. Este guia mostra o layout, o envio e os erros que mais impedem a importação.
Quando você precisa disto
- Você está pondo em dia os meses anteriores ao início do feed bancário.
- Seu banco, cooperativa de crédito ou cartão não está disponível como feed bancário.
- A conta foi encerrada e os PDFs são tudo o que você tem.
- Um cliente só envia extratos em PDF no fim do ano.
O layout que o QuickBooks Online aceita
O QuickBooks Online lê um CSV com três ou quatro colunas. O layout de três colunas é o que causa menos erros.
| Layout | Colunas | Como os valores são gravados |
|---|---|---|
| 3 colunas (recomendado) | Date, Description, Amount | Saídas negativas (-84.60), entradas positivas (1200.00) |
| 4 colunas | Date, Description e mais duas colunas de valor | Saídas e entradas em colunas separadas, com a outra deixada vazia |
Exporte o CSV certo
Para isso, exporte cada extrato separadamente. A exportação combinada de vários arquivos adiciona colunas extras (arquivo de origem, banco, status de revisão) que as importações contábeis não esperam.
- Converta o extrato e trabalhe na revisão até a verificação de saldo ser aprovada ou cada alerta estar explicado.
- Abra Exportar, escolha CSV e defina o layout de valor como Amount (uma coluna com sinal).
- Desative Balance e Source page — colunas extras são um motivo comum para o QuickBooks recusar um arquivo.
- Mantenha a vírgula como delimitador e baixe o arquivo.
Envie para o QuickBooks Online
- No QuickBooks Online, abra Banking (Transactions › Bank transactions nos menus mais novos).
- Escolha Upload transactions ou Upload from file — o nome exato depende da versão e da região do seu QuickBooks.
- Selecione o CSV e escolha a conta do QuickBooks a que ele pertence. Para extratos de cartão, use a conta de cartão de crédito.
- Mapeie as colunas: Date → Date, Description → Description, Amount → Amount, e escolha a opção de valor em uma coluna.
- Escolha o formato de data que corresponde ao arquivo (YYYY-MM-DD). Se a sua versão não oferecer esse formato, veja a solução para datas abaixo.
- Confira a prévia, desmarque o que não quiser e conclua. As transações aparecem em For review, onde você as categoriza e adiciona.
Soluções para os erros mais comuns
| O que você vê | Causa provável | Solução |
|---|---|---|
| Datas recusadas ou no mês errado | O formato de data escolhido no mapeamento não corresponde ao arquivo | Escolha YYYY-MM-DD. Se ele não estiver na lista, abra o CSV no Excel, formate a coluna Date como Data abreviada e salve como CSV. |
| Saídas importadas como entradas | Opção de valor errada ou um arquivo de 4 colunas mapeado ao contrário | Use o layout com uma única coluna Amount com sinal e confira um pagamento conhecido na prévia. |
| O arquivo não é aceito | Colunas extras, uma linha de total ou um título acima do cabeçalho | Exporte só Date, Description e Amount. Nossos arquivos têm uma linha de cabeçalho e nenhum total. |
| Os valores não são reconhecidos | Símbolos de moeda ou separadores de milhar | Nosso CSV grava decimais simples como 1234.56. Se você editou o arquivo no Excel, defina o formato da coluna como Geral antes de salvar. |
| Não é possível escolher a conta | O QuickBooks Online não permite enviar para uma subconta | Importe na conta principal ou lance essas transações manualmente. |
| Duplicatas após a importação | O período se sobrepõe ao seu feed bancário | Converta ou importe só extratos com datas anteriores à primeira transação do feed. |
QuickBooks Desktop
O QuickBooks Desktop também não lê extratos em PDF. Os feeds bancários dele usam arquivos QBO (Web Connect), que esta ferramenta não gera. Você ainda pode usar a exportação em Excel ou CSV com as opções de importação do próprio Desktop ou com um conversor de CSV para QBO.
O QuickBooks já não lê PDFs sozinho?
O QuickBooks Online começou a oferecer o envio de extratos em PDF e imagem em algumas regiões. Se isso funcionar com o seu extrato, use. Converter antes ainda é útil quando você quer conferir cada linha com os saldos do extrato, juntar vários meses ou usar o mesmo arquivo no Excel ou em outro aplicativo.
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