Kontoauszug-PDF in Excel umwandeln

Warum Kopieren und Einfügen oder „Als Excel speichern“ meist schiefgeht

Ein PDF speichert Wörter an Positionen auf einer Seite, nicht Zellen in einer Tabelle. Beim Einfügen in Excel kleben Datumsangaben an Beschreibungen, lange Beschreibungen werden auf zwei Zeilen verteilt, und die Kopfzeile wiederholt sich auf jeder Seite.

Der eigene PDF-Import von Excel (Data › Get Data › From PDF in Microsoft 365 für Windows) kommt mit einer einfachen einseitigen Tabelle zurecht. Ein Kontoauszug landet aber meist als eine Tabelle pro Seite, mit umbrochenen Zeilen und laufenden Salden an der falschen Stelle. Das Nacharbeiten dauert dann länger als das Abtippen.

Vorab: die richtige Datei besorgen

• Laden Sie den Kontoauszug aus dem Online-Banking herunter (meist unter „Kontoauszüge“ oder „Dokumente“), statt Papier zu scannen. Ein heruntergeladenes PDF enthält echten Text und liefert das sauberste Ergebnis.
• Nur Papier vorhanden? Ein Scan oder ein scharfes Handyfoto funktioniert auch – es wird aus dem Bild gelesen, prüfen Sie die Beträge also danach.
• Passwortgeschütztes PDF? Öffnen Sie es mit dem Passwort, wählen Sie „Drucken“ und dann „Als PDF speichern“. Die neue Kopie hat kein Passwort.
• Ein Konto pro Datei. Enthält Ihr PDF ein Girokonto und ein Sparkonto, teilen Sie es zuerst auf.
• Mehr als 100 Seiten oder über 20 MB? Teilen Sie es in kleinere PDFs auf.

Schritt für Schritt umwandeln

1. Wählen Sie auf der Startseite Excel (.xlsx) als Exportformat und laden Sie das PDF hoch – oder ziehen Sie mehrere Dateien hinein, wenn Sie mehr als einen Monat haben.
2. Prüfen Sie die Seitenzahl. Noch wird nichts berechnet, und täglich sind 5 Seiten kostenlos.
3. Wählen Sie die Seiten aus und starten Sie. Der Fortschritt wird Seite für Seite angezeigt; Sie können die Seite währenddessen verlassen.
4. Öffnen Sie die Prüfung und sehen Sie sich zuerst die Saldenprüfung an, dann die markierten Zeilen.
5. Korrigieren Sie Zeilen bei Bedarf oder schließen Sie sie aus – der ursprüngliche Wert bleibt immer erhalten.
6. Exportieren Sie und laden Sie die .xlsx-Datei herunter. Ein erneuter Export, auch in einem anderen Format, verbraucht keine weiteren Seiten.

Mehrere Monate in einer Tabelle

Für ein Steuerjahr oder einen Kreditantrag brauchen Sie meist viele Kontoauszüge. Nutzen Sie „Mehrere Dateien konvertieren und zusammenführen“: Laden Sie bis zu 20 Kontoauszüge hoch, prüfen Sie jeden einzeln und exportieren Sie sie dann gemeinsam. Die zusammengeführte Datei hat ein Blatt „Transactions“ mit allen Zeilen, eine Spalte Source file (Quelldatei), damit Sie die Kontoauszüge auseinanderhalten können, und eine Markierung bei Zeilen, die in mehr als einer Datei vorkommen.

So prüfen Sie, ob die Tabelle vollständig ist

Die Saldenprüfung addiert alle Umsätze zum Anfangssaldo und vergleicht das Ergebnis mit dem Endsaldo auf dem Kontoauszug. „Bestanden“ bedeutet, dass Eingänge und Ausgänge exakt aufgehen. „Abweichung gefunden“ zeigt die Differenz und markiert die Zeilen, an denen der laufende Saldo nicht mehr passt – meist eine fehlende Zeile oder ein Betrag mit falschem Vorzeichen.

• Vergleichen Sie jeden markierten Betrag mit der daneben angezeigten Quellseite.
• Bestätigen Sie mögliche Duplikate oder schließen Sie sie aus – echte wiederkehrende Zahlungen sind häufig, deshalb wird nichts automatisch entfernt.
• Prüfen Sie Datumsangaben, die als außerhalb des Auszugszeitraums markiert sind.
• Hat der Kontoauszug keine ausgewiesenen Salden, zeigt die Prüfung „Nicht verfügbar“; gleichen Sie die Zeilen dann kurz mit dem PDF ab.

Mit den Daten in Excel arbeiten

• Money out, Money in und Balance sind Zahlenzellen, SUMME, SUMMEWENNS und Pivot-Tabellen funktionieren also sofort.
• Datumsangaben stehen als Text im Format YYYY-MM-DD, damit Tag und Monat nie vertauscht werden. Um sie in Excel-Datumswerte umzuwandeln, markieren Sie die Spalte Date und wählen Data › Text to Columns › Finish (im deutschen Excel: Daten › Text in Spalten › Fertig stellen).
• Lieber eine Betragsspalte mit Vorzeichen statt zwei Spalten? Wählen Sie in den Exportoptionen Amount – Ausgänge werden dann negativ.
• Das Blatt „Summary“ hält fest, welche Seiten umgewandelt wurden und wie die Saldenprüfung ausgefallen ist.

Wenn nichts umgewandelt wird

• „Auf den verarbeiteten Seiten wurden keine Umsätze gefunden“ auf einer Seite bedeutet meist, dass es eine Deckblatt-, Übersichts- oder Hinweisseite ist. Diese Seiten sind kostenlos.
• Ein einzelner Überweisungsbeleg, eine Rechnung oder ein Schreiben der Bank ist kein Kontoauszug, daher gibt es keine Zeilen zu extrahieren.
• Sehr unscharfe, abgeschnittene oder handschriftliche Seiten sind unter Umständen nicht lesbar. Versuchen Sie einen schärferen Scan oder das heruntergeladene PDF.
• Immer noch falsch? Senden Sie uns die Anfrage-ID aus dem Ergebnis – wir sehen uns das an und erstatten die Seiten, wenn das Ergebnis unbrauchbar war.

Ist es sicher, einen Kontoauszug hochzuladen?

Sie geben nie Bank-Zugangsdaten weiter. Dateien werden automatisch verarbeitet, der Support kann sie ohne Ihre Erlaubnis nicht öffnen, und sie werden bei Gästen 1 Stunde und bei Kontonutzern 24 Stunden nach dem Upload gelöscht. Die Seite „Sicherheit“ listet genau auf, was wie lange gespeichert wird.