PDF-Kontoauszug in QuickBooks importieren
QuickBooks nimmt über den CSV-Upload keinen PDF-Kontoauszug an, Bank-Feeds reichen nicht immer weit genug zurück, und manche Banken lassen sich gar nicht verbinden. Die Lösung: das PDF in eine CSV im Layout umwandeln, das QuickBooks erwartet. Diese Anleitung erklärt das Layout, den Upload und die Fehler, an denen die meisten Importe scheitern.
Wann Sie das brauchen
- Sie holen Monate nach, die vor dem Start des Bank-Feeds liegen.
- Ihre Bank, Genossenschaftsbank oder Karte ist nicht als Bank-Feed verfügbar.
- Das Konto ist aufgelöst, und Sie haben nur noch die PDFs.
- Ein Mandant schickt zum Jahresende nur PDF-Kontoauszüge.
Das Layout, das QuickBooks Online akzeptiert
QuickBooks Online liest eine CSV mit drei oder vier Spalten. Das dreispaltige Layout führt zu den wenigsten Fehlern.
| Layout | Spalten | Schreibweise der Beträge |
|---|---|---|
| 3 Spalten (empfohlen) | Date, Description, Amount | Ausgänge negativ (-84.60), Eingänge positiv (1200.00) |
| 4 Spalten | Date, Description plus zwei Betragsspalten | Ausgang und Eingang in getrennten Spalten, die jeweils andere bleibt leer |
Die richtige CSV exportieren
Exportieren Sie dafür jeden Kontoauszug einzeln. Der gemeinsame Export mehrerer Dateien fügt zusätzliche Spalten hinzu (Quelldatei, Bank, Prüfstatus), die Buchhaltungsimporte nicht erwarten.
- Wandeln Sie den Kontoauszug um und arbeiten Sie die Prüfung durch, bis die Saldenprüfung bestanden ist oder jede Markierung geklärt ist.
- Öffnen Sie „Exportieren“, wählen Sie CSV und stellen Sie das Betragslayout auf Amount (eine Spalte mit Vorzeichen).
- Schalten Sie Balance und Source page aus – zusätzliche Spalten sind ein häufiger Grund, warum QuickBooks eine Datei ablehnt.
- Behalten Sie das Komma als Trennzeichen und laden Sie die Datei herunter.
In QuickBooks Online hochladen
- Öffnen Sie in QuickBooks Online Banking (in neueren Menüs Transactions › Bank transactions).
- Wählen Sie Upload transactions oder Upload from file – die genaue Bezeichnung hängt von Ihrer QuickBooks-Version und Region ab.
- Wählen Sie die CSV aus und dann das QuickBooks-Konto, zu dem sie gehört. Für Kreditkartenabrechnungen nehmen Sie das Kreditkartenkonto.
- Ordnen Sie die Spalten zu: Date → Date, Description → Description, Amount → Amount, und wählen Sie die Option mit einer Betragsspalte.
- Wählen Sie das Datumsformat, das zur Datei passt (YYYY-MM-DD). Bietet Ihre Version es nicht an, sehen Sie unten die Lösung für Datumsprobleme.
- Prüfen Sie die Vorschau, entfernen Sie Häkchen bei allem, was Sie nicht wollen, und schließen Sie ab. Die Umsätze erscheinen unter For review, wo Sie sie kategorisieren und übernehmen.
Die häufigsten Fehler beheben
| Was Sie sehen | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Datumsangaben abgelehnt oder im falschen Monat | Das bei der Zuordnung gewählte Datumsformat passt nicht zur Datei | Wählen Sie YYYY-MM-DD. Fehlt es in der Liste, öffnen Sie die CSV in Excel, formatieren Sie die Spalte Date als Short Date (Datum, kurz) und speichern Sie als CSV. |
| Ausgänge als Eingänge importiert | Falsche Betragsoption oder eine 4-spaltige Datei falsch herum zugeordnet | Verwenden Sie das Layout mit einer Spalte Amount mit Vorzeichen und prüfen Sie nach der Vorschau eine bekannte Zahlung. |
| Die Datei wird nicht akzeptiert | Zusätzliche Spalten, eine Summenzeile oder ein Titel über der Kopfzeile | Exportieren Sie nur Date, Description und Amount. Unsere Dateien haben eine Kopfzeile und keine Summen. |
| Beträge werden nicht erkannt | Währungssymbole oder Tausendertrennzeichen | Unsere CSV schreibt einfache Dezimalzahlen wie 1234.56. Haben Sie die Datei in Excel bearbeitet, stellen Sie das Spaltenformat vor dem Speichern auf General (Standard). |
| Das Konto lässt sich nicht auswählen | Der Upload in ein Unterkonto wird in QuickBooks Online nicht unterstützt | Importieren Sie in das übergeordnete Konto oder erfassen Sie diese Umsätze manuell. |
| Duplikate nach dem Import | Der Zeitraum überschneidet sich mit Ihrem Bank-Feed | Wandeln Sie nur Kontoauszüge um bzw. importieren Sie nur solche, die vor dem ersten Umsatz des Feeds liegen. |
QuickBooks Desktop
Auch QuickBooks Desktop liest keine PDF-Kontoauszüge. Seine Bank-Feeds verwenden QBO-Dateien (Web Connect), die dieses Tool nicht erstellt. Sie können den Excel- oder CSV-Export aber mit den Importoptionen von Desktop oder mit einem CSV-zu-QBO-Konverter verwenden.
Liest QuickBooks PDFs inzwischen nicht selbst?
QuickBooks Online bietet in einigen Regionen inzwischen den Upload von Kontoauszügen als PDF oder Bild an. Wenn das für Ihren Kontoauszug funktioniert, nutzen Sie es. Vorher umzuwandeln lohnt sich trotzdem, wenn Sie jede Zeile mit den Salden des Kontoauszugs abgleichen, mehrere Monate zusammenführen oder dieselbe Datei für Excel oder ein anderes Programm behalten möchten.
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