PDF-Kontoauszug in Xero importieren
Wenn Sie einen Bank-Feed verbinden, erhält Xero meist nur die letzten 30 bis 90 Tage. Alles davor – und jedes Konto, das sich nie verbindet – muss als Kontoauszugsdatei kommen. Xero importiert CSV, nicht PDF. Hier lesen Sie, wie Sie aus dem PDF eine CSV machen, die Xero akzeptiert, und sie ohne Duplikate importieren.
Wann Sie das brauchen
- Sie richten eine neue Xero-Organisation ein, und der Feed reicht nicht bis zum Beginn des Geschäftsjahres zurück.
- Aufgelöste Konten oder Banken und Karten, die in Ihrem Land keinen Feed anbieten.
- Mandanten, die PDF-Kontoauszüge statt Exporte schicken.
Was Xero in der Datei braucht
- Eine Kopfzeile, ohne Titel- oder Zusammenfassungszeilen darüber.
- Ein Datum und einen Betrag in jeder Zeile. Die Beschreibung ist optional, erleichtert den Abgleich aber deutlich.
- Eine Betragsspalte mit Vorzeichen: Ausgänge negativ (-150.00), Eingänge positiv (250.00).
- Einen Punkt als Dezimaltrennzeichen und keine Währungssymbole.
- UTF-8-Kodierung, damit Namen mit Umlauten und Akzenten korrekt importiert werden.
Die richtige CSV exportieren
Exportieren Sie dafür jeden Kontoauszug einzeln. Der gemeinsame Export mehrerer Dateien fügt zusätzliche Spalten hinzu (Quelldatei, Bank, Prüfstatus), die Buchhaltungsimporte nicht erwarten.
- Wandeln Sie den Kontoauszug um und prüfen Sie ihn, bis die Saldenprüfung bestanden ist.
- Wählen Sie unter „Exportieren“ CSV und das Layout Amount (mit Vorzeichen).
- Schalten Sie Balance und Source page aus, behalten Sie das Komma als Trennzeichen und laden Sie die Datei herunter.
In Xero importieren
- Gehen Sie zu Accounting › Bank accounts und suchen Sie das Konto, zu dem der Kontoauszug gehört.
- Öffnen Sie das Menü des Kontos und wählen Sie Import a statement.
- Wählen Sie die CSV aus. Wird sie nicht angezeigt, stellen Sie den Dateifilter auf All files.
- Ordnen Sie die Spalten zu: Date → Transaction date, Amount → Transaction amount, Description → Description (oder Payee).
- Bestätigen Sie das Datumsformat, wenn Xero danach fragt. Unsere Dateien verwenden YYYY-MM-DD.
- Importieren Sie und gleichen Sie die Zeilen wie gewohnt ab.
Duplikate mit dem Bank-Feed vermeiden
Ermitteln Sie das Datum des ersten Umsatzes, den Ihr Bank-Feed geliefert hat. Importieren Sie Kontoauszüge nur bis zum Tag davor. Überschneidet sich ein Kontoauszug mit diesem Datum, entfernen Sie die Häkchen bei den überlappenden Zeilen oder löschen Sie sie vor dem Abgleich. Importieren Sie längere Zeiträume in zeitlicher Reihenfolge, ein Kontoauszug pro Datei, damit sich Probleme leicht zurückverfolgen lassen.
Häufige Importfehler in Xero beheben
| Meldung | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| The file does not contain valid statement data | Date oder Amount nicht zugeordnet oder leere Zeilen am Ende | Ordnen Sie beide Spalten zu. Unser Export enthält keine leeren Zeilen oder Summenzeilen. |
| The date ... is not valid | Das gewählte Datumsformat passt nicht zur Datei | Wählen Sie das Format YYYY-MM-DD, wenn Sie danach gefragt werden. |
| There was a problem importing the file | Die Datei wurde in einer anderen Kodierung neu gespeichert oder ist noch geöffnet | Schließen Sie die Datei und importieren Sie den ursprünglichen Download oder speichern Sie neu als CSV UTF-8. |
| Ausgaben erscheinen als Einnahmen | Zwei Betragsspalten falsch herum zusammengeführt | Verwenden Sie das Layout mit Amount mit Vorzeichen, damit Ausgänge bereits negativ sind. |
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