Comment importer un relevé bancaire PDF dans QuickBooks
QuickBooks n’accepte pas de relevé PDF via son import CSV, les flux bancaires ne remontent pas toujours assez loin, et certaines banques ne se connectent jamais. La solution consiste à transformer le PDF en CSV dans la présentation attendue par QuickBooks. Ce guide couvre la présentation, l’envoi et les erreurs qui bloquent la plupart des imports.
Quand en avez-vous besoin ?
- Vous rattrapez des mois antérieurs au démarrage du flux bancaire.
- Votre banque, coopérative de crédit ou carte n’est pas disponible en flux bancaire.
- Le compte est clôturé et vous n’avez plus que les PDF.
- Un client n’envoie ses relevés en PDF qu’en fin d’année.
La présentation acceptée par QuickBooks Online
QuickBooks Online lit un CSV à trois ou quatre colonnes. La présentation à trois colonnes est celle qui provoque le moins d’erreurs.
| Présentation | Colonnes | Écriture des montants |
|---|---|---|
| 3 colonnes (recommandé) | Date, Description, Amount | Sorties en négatif (-84.60), entrées en positif (1200.00) |
| 4 colonnes | Date, Description, plus deux colonnes de montant | Sorties et entrées dans des colonnes séparées, l’autre restant vide |
Exporter le bon CSV
Pour cela, exportez chaque relevé séparément. L’export groupé de plusieurs fichiers ajoute des colonnes (fichier source, banque, statut de vérification) que les imports comptables n’attendent pas.
- Convertissez le relevé et passez la vérification jusqu’à ce que le contrôle du solde soit réussi ou que chaque signalement soit expliqué.
- Ouvrez Exporter, choisissez CSV et réglez la présentation des montants sur Amount (une seule colonne signée).
- Désactivez Balance et Source page — les colonnes supplémentaires sont une raison fréquente de rejet par QuickBooks.
- Gardez la virgule comme séparateur et téléchargez le fichier.
L’envoyer dans QuickBooks Online
- Dans QuickBooks Online, ouvrez Banking (Transactions › Bank transactions dans les menus récents).
- Choisissez Upload transactions ou Upload from file — l’intitulé exact dépend de votre version de QuickBooks et de votre région.
- Sélectionnez le CSV, puis le compte QuickBooks auquel il correspond. Pour les relevés de carte, utilisez le compte de carte de crédit.
- Associez les colonnes : Date → Date, Description → Description, Amount → Amount, et choisissez l’option de montant sur une colonne.
- Choisissez le format de date correspondant au fichier (YYYY-MM-DD). Si votre version ne le propose pas, voyez la solution pour les dates ci-dessous.
- Vérifiez l’aperçu, décochez ce que vous ne voulez pas et terminez. Les transactions apparaissent dans For review, où vous les catégorisez et les ajoutez.
Résoudre les erreurs les plus fréquentes
| Ce que vous voyez | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Dates refusées ou dans le mauvais mois | Le format de date choisi lors de l’association ne correspond pas au fichier | Choisissez YYYY-MM-DD. S’il n’est pas proposé, ouvrez le CSV dans Excel, mettez la colonne Date au format Date courte et enregistrez en CSV. |
| Sorties importées comme des entrées | Mauvaise option de montant, ou fichier à 4 colonnes associé à l’envers | Utilisez la présentation avec une seule colonne Amount signée et vérifiez un paiement connu après l’aperçu. |
| Le fichier n’est pas accepté | Colonnes supplémentaires, ligne de total ou titre au-dessus de l’en-tête | N’exportez que Date, Description et Amount. Nos fichiers ont une seule ligne d’en-tête et aucun total. |
| Les montants ne sont pas reconnus | Symboles monétaires ou séparateurs de milliers | Notre CSV écrit des décimales simples comme 1234.56. Si vous l’avez modifié dans Excel, mettez la colonne au format Standard avant d’enregistrer. |
| Impossible de choisir le compte | L’import dans un sous-compte n’est pas pris en charge par QuickBooks Online | Importez dans le compte parent ou saisissez ces transactions manuellement. |
| Doublons après l’import | La période chevauche votre flux bancaire | Ne convertissez ou n’importez que les relevés antérieurs à la première transaction du flux. |
QuickBooks Desktop
QuickBooks Desktop ne lit pas non plus les relevés PDF. Ses flux bancaires utilisent des fichiers QBO (Web Connect), que cet outil ne crée pas. Vous pouvez tout de même utiliser l’export Excel ou CSV avec les options d’import propres à Desktop ou avec un convertisseur CSV vers QBO.
QuickBooks ne lit-il pas désormais les PDF lui-même ?
QuickBooks Online a commencé à proposer l’envoi de relevés en PDF et en image dans certaines régions. Si cela fonctionne pour votre relevé, utilisez-le. Convertir d’abord reste utile si vous voulez vérifier chaque ligne par rapport aux soldes du relevé, regrouper plusieurs mois ou garder le même fichier pour Excel ou une autre application.
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